Conditions générales de vente

La Société a développé la solution de vote en ligne par Internet EduVote qui comprend la mise à disposition d’une plateforme de vote dont la configuration revient au client, en parfaite autonomie. Diverses prestations pourront s’ajouter en supplément pour l’accompagnement de la prestation Client et notamment la mise en place, la vérification de la configuration par un chef de projet EduVote, l’achat de packs de SMS pour la double authentification, l’ajout de relances par email ou par SMS.

Les Services comprennent :

• L’accès au service en ligne EduVote, solution SaaS pour l’organisation de sessions de vote en ligne
• L'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs par courriel ainsi que l’envoi de 2 relances maximum par email pendant la durée du vote
• L’affichage des propositions ou candidats avant le scrutin (accessibles après identification de l’électeur)
• La mise à disposition d’un accès indépendant pour les membres du bureau
• L’enregistrement des bulletins dans une urne sécurisée
• La délivrance d’un accusé de réception de vote
• La traçabilité du bulletin dans l’urne
• L’affichage des résultats
• La transmission des résultats par email à la fin du vote
• Le téléchargement des documents de contrôle a posteriori
• L'émission des listes d'émargement

Le détail des Services mis en œuvre par la Société est défini dans le devis fourni par la Société et reprend l’ensemble des dispositions commerciales et conditions particulières convenues entre elles.
En effet, certains services étant facultatifs, ils sont proposés en option au Client, ce dernier est libre d’y souscrire lors de la passation de sa commande. En cas de souscription, ces options seront également consignées dans le détail des prestations dévolues au Client et renfermées dans le devis en question.

Pour pouvoir utiliser les Services le Client doit au minimum disposer d’un ordinateur muni d’une connexion Internet stable et d’un navigateur à jour de la dernière version majeure (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ou Edge).
Le Client comprend et accepte qu’en tant que plateforme technique de vote dématérialisée, la solution de vote en ligne ne saurait se substituer aux conseils d’un avocat, et le Client reconnaît être seul responsable du traitement des informations et autres documents mis à sa disposition. À ce titre, le Client renonce à tout recours envers la Société.
Enfin, le Client déclare avoir reçu tous les conseils et informations qui lui étaient nécessaires, ainsi qu’avoir pu prendre l’entière mesure de l’ensemble des Services et de ses composants afin de vérifier que lesdits Services correspondent à ses besoins.

La solution de vote en ligne a été développée et expertisée pour répondre au niveau de sécurité 2 défini au sein de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, qui précise un certain nombre d’objectifs à respecter en fonction du niveau de risque identifié.
L’expertise a été réalisée avec une configuration répondant aux objectifs de sécurité du niveau audité. Les scrutins organisés sur la plateforme EduVote peuvent être configurés de manière différente pour répondre aux besoins de chaque client.
La CNIL, dans sa délibération 2019-053 du 25 avril 2019 recommande au responsable du traitement de mandater un expert indépendant afin qu’il procède à une nouvelle expertise incluant les spécificités du scrutin et les conditions de traitement du côté client. Il est de la responsabilité du Client de mandater un expert indépendant pour expertiser une nouvelle fois la solution en incluant les paramètres spécifiques à son élection s’il en considère la nécessité.
Enfin le Client est informé qu’une cellule d’assistance technique est mise en place pendant toute la durée du scrutin afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Les Services sont commercialisés sous forme d’un abonnement annuel payé d’avance suivant l’un des moyens de paiement suivant :

• Par virement bancaire
• Par paiement par carte bancaire
• Par paiement par virement bancaire après dépôt de la facture sur Chorus

Le Client peut générer un devis sur la page d’accueil du site https://www.eduvote.fr.
Dans le cas d’un paiement après dépôt de la facture sur Chorus, le client devra absolument faire éditer un bon de commande conforme au devis et renseigner les champs demandés sur son espace en ligne pour permettre le dépôt de la facture sur Chorus.
Le Client doit sélectionner le forfait de base ainsi que les diverses options qu’il souhaite souscrire. Il est de la responsabilité du Client de fournir des informations exactes et sincères.

Le présent contrat sera souscrit pour une durée de 1 an.

L’accès à une version gratuite et limitée de la Solution est activé dès validation du compte client. Le Client pourra ainsi commencer la configuration de ses scrutins avant le paiement de son abonnement mais ne pourra pas démarrer un scrutin avant réception du paiement correspondant au montant de son abonnement.
Le Client accède à la Solution au moyen de son adresse électronique et d’un mot passe qu’il aura lui-même choisi. Toutefois, le Client peut créer d’autres accès bénéficiant de droits d’administration différents : co-organisateur du vote ou membre de la commission électorale. Il est précisé que ces personnes auront accès et pourront modifier certaines données enregistrées sous leur identifiant.
L’adresse électronique et le mot de passe valent preuve de l’identité du Client (et des membres de son entreprise), et l’engagent sur toute utilisation faite par son/leur intermédiaire.
Il est convenu entre les Parties que le Client reste seul responsable de son identifiant et de son mot de passe. Il supportera seul les conséquences qui pourraient résulter de leur utilisation par des tiers qui auraient eu connaissance de ceux-ci.
Le Client demeure responsable de l’utilisation des Services par des tiers. De même, le Client garantit la Société contre toute action ou réclamation du fait de la perte de données résultant de la perte ou de l’usage frauduleux de l’accès à la Solution.
L’activation d’un ou plusieurs accès pour le Client implique la communication préalable des noms, prénoms, adresse électronique et numéro de téléphone portable des intéressés.
Par ailleurs, le Client reconnait qu’il ne devra pas user de la solution mise à disposition, en dehors de l’usage qui a été défini au préalable au bon de commande. Un usage abusif pourra entrainer une suspension immédiate et irréversible des accès du Client, sans aucun droit à un quelconque remboursement de l’abonnement et ce peu importe la durée qui reste encore à courir.

Toute réclamation du Client doit absolument être formulée dans les quinze (15) jours calendaires suivant l’apparition de l’événement, objet de la réclamation. Les réclamations doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante : contact@eduvote.fr ou par courrier à la société LegaVote – Service EduVote - 27 rue Saint Simon - 69009 Lyon. La Société s’engage à y répondre dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrés à compter de la réception du courriel ou du courrier de réclamation.

Pour l’ensemble des Services objet des présentes, le Client dispose gratuitement d’une assistance technique, par voie de courrier électronique ainsi que la mise à disposition d’une ligne téléphonique, accessible durant les jours et heures ouvrés de la Société (Heures comprises entre 9h00 et 18h00 du lundi au vendredi hors jours fériés français).
À cette fin, le Client doit soit envoyer un courrier électronique à contact@eduvote.fr, soit composer le 04 28 29 30 27 afin d’être mis en relation avec un conseiller, et est invité à décrire le plus précisément possible, le problème rencontré.
Dans le cadre de la prise de contact par courrier électronique, la Société apportera cette aide technique en répondant sous quarante-huit (48) heures, jours ouvrés, aux questions et commentaires du Client, sans engagement de la part de la Société d’apporter une solution au Client sous un quelconque délai.

La Société s’engage à mettre tous les moyens en œuvre pour assurer dans des conditions optimales les Services au Client.
Néanmoins, certains dommages ne pourraient être imputés à la Société. En effet, le Client reconnaît et accepte formellement que la responsabilité de la Société ne saurait être, directement ou indirectement retenue, à quelque titre que ce soit, pour les dommages liés :

• À une interruption de la délivrance des Services, motivée par un quelconque comportement fautif du Client
• À un cas de force majeure tel qu’une catastrophe naturelle, incendie, inondation, foudre, surtensions électriques et plus généralement ceux habituellement retenus par les cours et tribunaux français
• À tout incident, interruption ou retard de la délivrance des Services objet des présentes I) indépendante de sa volonté et/ou II) causé par un mauvais fonctionnement, une inadéquation des équipements matériels du Client, qu’elle qu’en soit la cause

(À titre d’exemple, dès lors que le Client a souscrit à l’option d’envoi des moyens d’identification par SMS, ce dernier comprend et accepte que la Société soit tenue par une simple obligation de moyens. En effet, la Société mettra tout en œuvre afin d’envoyer les moyens d’identification par SMS sur le terminal du Client, mais ne peut en aucun cas garantir au Client que ce dernier recevra ledit message ou encore qu’il le reçoive en temps et en heure.)
Hormis pour les cas précédemment cités, tout dysfonctionnement de la solution de vote en ligne et/ou défaillance dans la délivrance des Services y afférents, imputable(s) directement à la Société et/ou un de ses partenaires, affectant le bon déroulement du vote en ligne sur une durée remettant en cause le vote en cours, sera pris en charge par le Société qui s’engage à indemniser le Client en effectuant une remise proportionnelle au dérangement occasionné.

Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle de la part de la Société, sa responsabilité sera limitée à la réparation des seuls dommages directs subis par le Client. En outre, il est expressément convenu que si la responsabilité de la Société était retenue dans l’exécution du présent contrat, le Client ne pourrait prétendre à d’autres indemnités et dommages et intérêts que le remboursement partiel ou total de l’abonnement auquel il a souscrit et pour lequel la Société a reçu un paiement effectif.
En aucun cas, la Société ne pourra être tenue responsable d’éventuels préjudices indirects, c’est-à-dire tous ceux qui ne résultent pas directement et exclusivement de la défaillance grave du service fourni par la société, tels que préjudice commercial, perte de commande, atteinte à l’image de marque, trouble commercial quelconque, perte de bénéfice ou de client ainsi que pour toutes réclamations formulées par un tiers contre le Client pour lesquelles le Client sera son propre assureur et devra contracter les assurances appropriées.
La Société ne saurait être tenue pour responsable des dommages liés à la non-exécution par le Client de ses propres obligations au titre du contrat.

Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, le Client ainsi que tout utilisateur désigné par ce dernier pour utiliser les Services, demeurant sous sa seule responsabilité et son contrôle, s’engagent à respecter les obligations qui suivent :
Les éléments d’information fournis par le Client doivent respecter les lois et règlements applicables, y compris, de façon non limitative, les lois et règlements concernant la protection des renseignements personnels, la propriété intellectuelle. Tous les éléments d’information fournis par le Client ne doivent violer aucune obligation de secret, de confidentialité ou de non-divulgation et doivent permettre à la Société de les utiliser librement et sans contrainte dans le cadre de la fourniture des Services.
Le Client et les utilisateurs sont seuls responsables des contenus qu’ils saisissent et diffusent dans le cadre des Services. Ils garantissent à la Société qu’ils disposent de tous les droits et autorisations nécessaires à la diffusion de ces contenus. Ils s’engagent à ce que lesdits contenus soient licites, ne portent pas atteinte à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou aux droits de tiers, n’enfreignent aucune disposition législative ou règlementaire et plus généralement, ne soient aucunement susceptibles de mettre en jeu la responsabilité civile ou pénale de la Société.
Enfin, la mise en œuvre des Services par la Société implique que le Client soit à jour de tout règlement relatif à ces derniers. Dans le cas contraire, la Société est fondée à suspendre la fourniture des Services jusqu’au jour du parfait règlement du Client. Dans ce cadre précis, le Client ne pourra en aucun cas se retourner contre la Société et assumera toutes les conséquences relatives au non-respect de la procédure de règlement.

Le Client déclare que l’ensemble des informations saisies dans la plateforme sont exactes, complètes et actualisées. À ce titre, la Société ne pourra en aucun cas être tenue responsable, dans la fourniture des Services, de tout manquement consécutif à une erreur/omission imputable au Client.
Le Client doit veiller à ce que les Services soient utilisés conformément I) aux dispositions des présentes, II) à la législation nationale et internationale, III) à des fins exclusivement licites et sans enfreindre les droits des tiers.
Les agissements suivants sont également strictement prohibés :

• tous comportements de nature à interrompre, suspendre, ralentir ou empêcher la continuité des Services,
• toutes intrusions ou tentatives d’intrusions dans les systèmes de la solution,
• tous détournements des ressources système de la solution,
• toutes actions de nature à imposer une charge disproportionnée sur les infrastructures de cette dernière,
• toutes atteintes aux mesures de sécurité et d’authentification,
• tous actes de nature à porter atteinte aux droits et intérêts financiers, commerciaux ou moraux de la Société,
• et enfin plus généralement tout manquement aux présentes CGU.

Si un manquement à ces obligations était avéré, le Client accepte de prêter assistance et défendre la Société contre toutes réclamations, actions, revendications, demandes et poursuites judiciaires, décisions (judiciaire, amiable ou arbitrale), et à indemniser, rembourser et protéger la Société de tous dommages-intérêts, pertes, responsabilités, frais et dépens (avocat, huissier…) qui pourraient en résulter.

En cas de manquement à l’une quelconque des dispositions des présentes CGU ou plus généralement, d’infraction aux lois et règlements en vigueur par le Client ou un utilisateur, la Société se réserve le droit de prendre toute mesure appropriée et notamment de :

• suspendre l’accès aux Services,
• supprimer tout contenu mis en ligne par le Client,
• publier directement via la solution tout message d’information que la Société jugera utile,
• avertir toute autorité concernée,
• ou encore engager toute action judiciaire.

Les tarifs des Services sont ceux en vigueur, au moment de la génération du devis et de l’enregistrement du Bon de commande par le Client. Les prix comprennent la taxe sur la valeur ajoutée (T.V.A.) applicable au jour de la commande et tout changement du taux de T.V.A. applicable sera automatiquement répercuté sur le prix des Services vendus sur le site.
En tout état de cause, le forfait tarifaire minimal comprend uniquement la mise à disposition de la solution de vote en ligne. En effet, le Client demeure libre de souscrire les différentes options proposées par la Société qui viendront s’ajouter au tarif de base.
Le paiement de l’abonnement annuel s’effectue d’avance. L’abonnement est activé pour une durée de 12 mois à partir de la date de réception du paiement. Dans le cas où – lors du renouvellement de l’abonnement - le paiement n’arriverait pas avant l’échéance de renouvellement, les Services seront automatiquement suspendus jusqu’à réception du paiement.

Comme prévu par l'article L221-18 du code de la consommation, après signature du bon de commande, le Client dispose d’un délai de 14 jours pour se rétracter. Néanmoins et compte tenu de la nature du dit contrat, il est acté que le Client ne pourra s’en prévaloir dès lors qu’une prestation sera en cours.

Sauf accord contraire, le client peut résilier le contrat à tout moment, sans préavis, ni justification, ni indemnité par courriel à l’adresse suivante contact@eduvote.fr ou par courrier à la société LegaVote, service EduVote, 27 rue Saint Simon, 69009 LYON. La résiliation prendra effet à la fin de l’année de l’abonnement en cours. La société s’engage à supprimer les données du compte du client de ses serveurs au terme d’un délai de 60 jours. Il appartient au client de récupérer dans l’intervalle les données et les documents qu’il souhaite conserver.

La Société peut résilier le contrat à tout moment, sans préavis, ni indemnité, si le Client utilise le Service à des fins illicites ou illégales ou s’il porte atteinte au bon fonctionnement du service ou aux droits de la société LegaVote, notamment ses droits de propriété intellectuelle. La résiliation entraîne la suppression définitive de toutes les informations, procédures et documents stockés sur le compte du client.

EduVote collecte des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités, et ce dans le respect du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (« le Règlement européen sur la protection des données » ou « RGPD ») et de la Loi française n°78/17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Dans le cadre de l'utilisation des services, le Client reconnait la nécessité de ce traitement et qu’en sa qualité de Responsable de Traitement il en demeure le seul responsable. Par ailleurs, il s’engage également à respecter les dispositions précitées ci-dessus au même titre que la société.
Le traitement permet ainsi à EduVote :

• d'assurer la sécurité de l'acte de vote conformément aux exigences légales et recommandations de la CNIL,
• d'accompagner l'utilisateur en cas de problème ou encore de transmettre par un second facteur (SMS, Courriel) les secrets de vote aux électeurs concernés,
• d'établir la documentation obligatoire (listes d'émargements, résultats) dans le respect des dispositions applicables.

Sont destinataires des données :

• EduVote en qualité d'organisme de vote électronique expertisé
• Les membres de bureaux de vote, avec un accès restreint aux données personnelles des électeurs
• Les observateurs de vote accès restreint aux données personnelles des électeurs
• L'organisateur des scrutins
• Les sous-traitants d’EduVote

Le Client, en qualité de responsable de traitement s’engage expressément à :

• Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par la Société
• Respecter l’ensemble des dispositions relatives aux Données Personnelles et s’assurer de la licéité des traitements qu’il met en œuvre
• Veiller, au préalable et pendant toute la durée du Traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de la Société
• Superviser le Traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de la Société s’il le souhaite

De manière générale, il est expressément convenu que le Client est responsable de l’exactitude, la qualité, l’intégrité, la légalité et de la fiabilité des Données Personnelles et des moyens par lesquelles ces dernières ont été acquises. Le Client est également responsable de l’information des personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

La Société peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après : le « sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques.
Il appartient à la Société de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD.
Ci-après la liste des sous-traitants avec lequel EduVote travaille dans le cadre de la fourniture de ses services. Par ailleurs, l’acceptation des présentes vaut validation des dits prestataires.

• Hébergement de toutes les données : OVH (serveurs hébergés en France)
• Service d'envoi d'emails principal : OVH (serveurs hébergés en France)
• Service d'envoi d'emails de secours : AWS SES Paris (serveurs hébergés en France)
• Service d'envoi de SMS principal : OVH (serveurs hébergés en France)
• Service d'envoi de SMS : Primotexto (serveurs hébergés en France)

La Société doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
À ces fins, le client pourra transmettre toutes demandes directement à l’adresse : dpo@eduvote.fr afin que la société et notamment son DPO y réponde dans les meilleurs délais.
À noter, que conformément au RGPD et notamment son article 17, le traitement est strictement nécessaire pour répondre à une obligation légale donc les demandes d’effacement ne pourront aboutir.
Néanmoins, au terme du contrat, la Société s’engage à restituer et détruire toutes les Données Personnelles au Client.